Les étapes du processus de certification


Le dépôt de candidature


Prise de contact


L’hôtel souhaitant se porter candidat à l’obtention de la certification contacte l’équipe d’InSCeHo qui lui enverra dans les meilleurs délais un dossier de candidature à remplir. Une fois le dossier retourné à l’équipe d’InSCeHo, celui-ci est vérifié.


Phase préparatoire


Lorsque le dossier de candidature est complet et que les frais administratifs ont été réglés, l’hôtel-candidat reçoit le guide de préparation. Celui-ci comprend l’ensemble des critères du standard InSCeHo, leurs conditions de validation ainsi que la manière dont chacun d’entre eux sera inspecté.


L’hôtel-candidat dispose d’un délai de six mois à compter de la date d’envoi du guide de préparation pour se préparer à l’inspection. Pendant cette phase, l’équipe InSCeHo se tient à la disposition de l’hôtel-candidat pour l’accompagner dans sa préparation.


Date d’inspection et derniers détails logistiques


La date d’inspection est arrêtée d’un commun accord entre l’hôtel-candidat et l’équipe d’InSCeHo. Un délai de 30 jours avant la date d’inspection est nécessaire. A partir de ce moment, l’échange d’information s’intensifie entre les deux parties afin de planifier l’aspect logistique de l’inspection et préparer l’inspection elle-même. Les frais d’inspection doivent être réglés avant que celle-ci puisse avoir lieu afin de garantir une totale indépendance de l’inspecteur.


L’inspection


Un consultant InSCeHo est présent à l’hôtel au jour fixé préalablement. L’inspection permet d’évaluer la conformité de l’hôtel-candidat au standard InSCeHo. Chaque critère est évalué. Sa conformité ou non-conformité est justifiée de la manière la plus appropriée afin de venir enrichir le rapport d’inspection remis à l’hôtel-candidat.


La décision


Rapport d’inspection


Un rapport d’inspection est produit puis communiqué à l’hôtel dans les quinze jours suivant l'inspection. Il est étayé du relevé des éventuelles non conformités afin qu’il puisse y palier.


Délivrance de la certification


Dans les quinze jours qui suivent la remise du rapport, le comité de certification d’InSCeHo décide si l’hôtel-candidat satisfait aux critères et aux conditions lui permettant de recevoir la certification.


Non-obtention de la certification


En cas de non-obtention du certificat, l’hôtel-candidat peut requérir une deuxième inspection qui sera réalisée dans un délai de trois mois à compter de la date de notification de la décision de non délivrance de la certification. Les frais de seconde inspection sont à la charge de l’hôtel-candidat. Il bénéficie de l’accompagnement de l’équipe InSCeHo pour la préparation de la deuxième inspection (réalisée dans les mêmes conditions que l’inspection initiale).


Nouvelle candidature


En cas de nouvel échec, l’hôtel-candidat peut ré-initier une candidature passé un délai de carence de 12 mois à compter de la date de notification d’échec à la seconde inspection.


L’attestation


Licence d'utilisation


Dans la semaine qui suit la décision d’octroi de la certification, l’équipe InSCeHo émet une déclaration de conformité qui est accompagnée de la licence d’utilisation de la marque de certification. A partir de cet instant, l’hôtel certifié peut utiliser le nom et l’image de la certification dans sa démarche commerciale pendant toute la durée de validité du certificat.


Durée de validité


La durée de validité de la certification est de 12 mois à compter de la date d’émission de la déclaration de conformité.


La phase de renouvellement : une démarche annuelle


Demande de renouvellement


Avant la fin de la période de validité du certificat, l’hôtel certifié informe l’équipe InSCeHo de son souhait de renouveler sa certification.


Dans l’éventualité où un hôtel souhaite sortir du programme de certification, les abonnés à la newsletter InSCeHo sont informés du retrait volontaire de la certification.


Préparation


A partir de la dernière version du standard InSCeHo, l’hôtel certifié se prépare pour une nouvelle inspection qui devra se dérouler au plus tard dans le mois suivant la date de fin de validité de la déclaration de conformité. L’inspection annuelle de renouvellement est similaire à l’inspection initiale.


Confirmation du renouvellement


La décision d’octroi de la certification et la délivrance de la déclaration de conformité se font dans les mêmes conditions que précédemment.


Echec au renouvellement


En cas d’échec, l’hôtel dispose d’une possibilité de seconde inspection dans un délai de trois mois. En revanche, sa certification est suspendue. Les abonnés à la newsletter InSCeHo en sont informés.


En cas d’échec à la seconde inspection, l’hôtel perd sa certification. Un délai de carence de 18 mois s’applique alors avant que l’hôtel ne puisse se porter à nouveau candidat à la certification.